最近は仕事でメールソフトを開く回数が少なくなってきました。
基本的に、タイトル通りのAutomateで保存されたフォルダを見に行けば良いからです。
出社して１回、昼休憩前に１回、中間に１回、帰宅前に１回。
取りこぼしたメールや本当のご新規さんからのメールは上記で気づきます。
私の場合、メールを時系列で見ていると、ついつい見たものからやろうとし始めますし、後回しにしようと思って「フラグ」立てても、うっかり忘れていたり、気になって先にやりたくなったりします。
なので、AutomateとSharePointを活用して仕事の優先順位を強制的に変更することで、自分なりの業務効率化に成功しています。万人に当てはまるかどうかは別問題。
事前準備
- 受信メールを保存させるためのSharePoint
フロー
究極には「タイムゾーンの変換」や「新しいフォルダーの作成」を不要にしても良いですし、他に使い回せるよう変数化しても良いですね。
自分の業務に合わせてカスタマイズしていきましょう。
フロー作成
トリガー：新しいメールが届いたとき
発動させたい条件をここで設定していきましょう。
★以下は必ず確認すること★
①添付ファイルを含める：はい
②添付ファイル付きのみ：いいえ（空欄）
今回は添付ファイルも保存しますので、必ず①は「はい」にしてください。
タイムゾーンの変換
Automateではお馴染みの「タイムゾーンの変換」。
クラシックデザイナーを利用している方は「日時」で検索すると絞れます。
新しいデザイナーにはまだまだ慣れません。なんの文字で絞ったら出て来るのか……。
最終形態は左記。
ここで設定する「書式設定文字列」がSharePointでメールたちを保存するフォルダ名になります。
書式設定文字列：yyyyMMdd-HHmmss
秒数まで指定することで、１分以内に別案件のメールが来ても別フォルダに振り分けられます。
※「そんなに来ないよｗ」と高を括っていた私は酷い目に遭いました。
書式設定文字列を手投入するためには、必ず「カスタム値の入力」を選択してからにしましょう。
新しいフォルダーの作成
メール本文と添付ファイルを格納するためのフォルダを作成します。
一覧またはライブラリでは「ドキュメント」を選択。
フォルダーのパスは、ここでは「General」直下を指定しています。その後に先ほど指定したタイムゾーン、「変換後の時間」を当てはめます。
ファイルの作成（本文）
こちらでメール本文を保存します。
先ほど作成したフォルダに格納するため、フォルダーのパスは「完全パス」。
ファイル名は「件名」を動的コンテンツで入れた後に「.eml」という拡張子を手投入。
※「.msg」ではダメです
ファイルコンテンツは「本文」です。
ファイルの作成（添付）
ここでは添付ファイルを保存します。
※複数ファイルを想定しています。
動的コンテンツを当てはめていくと勝手に「For each」になってくれるので、メール本文を作成したときのように、ファイルの作成から設定していきましょう。
画像が省略されて見にくいので動的コンテンツは以下の通り
| ファイル名 | 添付ファイル 名前 |
|---|---|
| ファイルコンテンツ | 添付ファイル コンテンツ |
実施結果
ここまででフローの設定は終了です。
実際にテストしてみて、動くかどうか、また、動いたあとのファイルに支障がないかどうか、確認してみてください。
- フロー自体が発動していない
-
設定に誤りがあります
以下を確認してください
- 発動させたかった受信メールが受信ボックスに入っているか
- outlook側で振分ルールが優先されていないか
- トリガーの「添付ファイルを含める」が「はい」になっているか
- 発動させたかった受信メールにファイルが添付されているか
- 添付なしの場合も通知だけは欲しいといった場合はフローに工夫が必要です
- 保存場所を変更したい
-
アクション：新しいフォルダーの作成を見直しましょう
当ページでは「General/変換後の時間」というフォルダにしているところを任意のフォルダにしてください
- メール本文が正確に保存されていない
-
アクション：ファイルの作成（本文）を見直しましょう
- ファイル名に「件名」を入れたあと拡張子「.eml」を手投入しているか
- ファイルコンテンツに「本文」を入れているか
