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トリガー:SharePointの「イベント」に追加したら

手探りでSharePointを使い始めています。
今日はWEBパーツ「イベント」を表示させ、チーム皆にお知らせする方法を考えてみました。

目次

イベントについて

全員にお知らせする意味では「ニュース投稿」や「会議」などと同じですが、チームにとって重要なイベントがある場合に使えるかな? と思います。
例えばProjectの中間報告はイツで、リハーサルはいつで、発表会はいつ、とか。
他のアプリと機能が被ります。使いやすいと思った方を使えば良いのですよ。

イベントの挿入方法や見た目の例は以下の通りです。

WEBパーツから「イベント」を選択

何も「イベント」を作成していない場合はデフォルトでこのようになります。
空っぽのイベント紹介ボックスが並ぶだけ。

一番左の「イベントの作成」か、左上の文字列「イベントの追加」を押して、イベント内容を書き込むフォームに遷移。

見た目はこのような感じ。
必要な用途に絞られているので、使いやすい。
その代わり自由度もないので、もっともっと拡張させたい場合は別のアプリを使いましょう。

設定できるのは以下の通り

  • タイトル
  • 日付(○日~○日といった設定も可)
  • 場所
  • リンク(ここから詳細ページに飛ばすことも可)
  • カテゴリ(以下の選択肢のみ)
  • 詳細
  • イベント参加者

投稿するとこんな感じ。
「イベント日」や「タイトル」が表示され、クリックすると詳細ページに遷移します。
見せ方は設定で少しだけ変えることができます。
今週のイベントだけにするとか、範囲設定した日付のイベントだけ表示するとかも可能。

AutomateでTeamsに通知する

イベント投稿だけでは誰にも通知されません。
能動的に該当ページを開いてくれないと、誰にも気づかれないことになります。
なので、Automateで通知するフローを作りましょう。

作成フロー

超シンプルなフローです。
必要なのはたったの2つ。

  1. トリガー:項目が作成されたとき
  2. アクション:チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する

項目が作成されたとき

サイトのアドレスは、イベントを作成したサイトを選択してください。
そして重要なのは次の「リスト名」です。
イベントは各種サイトに1つのみ。
そのため、リストのように選択するのではなく、カスタム値で「イベント」と手入力しましょう。
これだけで大丈夫です。
というか選択肢に出てこないし、イベントページのIDっぽいものを入れても動作しません。
少し不安になるかもしれませんが「イベント」と手投入しましょう。

チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する

ここは好きに作成しましょう。
投稿者はいつもBOTにしている私ですが、今回は「ユーザー」にしました。
一番下のsubject(タイトル)を設定できるからです。

直接ソースを編集できるようにして、リンク挿入をひと工夫すれば、見た目も使い勝手も良くなります。
内容に合わせて改変してください。

<p>新しいタスクが追加されました<br>
「説明」<br>
<a href="アイテムへのリンク" target="_blank">イベントへリンク</a>
</p>

今回のフローはこれだけで終了です。
このフローを基に、他のアクションに繋げるのも良いですね。

結果

フローを作成したあとイベントを投稿。
すると、このような投稿がされました。
成功です。 (*^-^*)

自分の環境が不安定なのか、イベント投稿からTeams投稿まで、約5分ぐらいのタイムラグがありました。
最初はフローが悪いのかと色々と弄りましたが改善せず、5分ぐらい後で実は成功していたことに気付きました。
専用のトリガーではないっぽいので、もしかしたらそのせいですかね?
実装環境で動作確認するときは5分~10分ほど間を空けてみましょう。
ひとまずは使えるので、これで様子見です。

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