手探りでSharePointを使い始めています。
今日はWEBパーツ「イベント」を表示させ、チーム皆にお知らせする方法を考えてみました。
イベントについて
全員にお知らせする意味では「ニュース投稿」や「会議」などと同じですが、チームにとって重要なイベントがある場合に使えるかな？ と思います。
例えばProjectの中間報告はイツで、リハーサルはいつで、発表会はいつ、とか。
他のアプリと機能が被ります。使いやすいと思った方を使えば良いのですよ。
イベントの挿入方法や見た目の例は以下の通りです。
WEBパーツから「イベント」を選択
何も「イベント」を作成していない場合はデフォルトでこのようになります。
空っぽのイベント紹介ボックスが並ぶだけ。
一番左の「イベントの作成」か、左上の文字列「イベントの追加」を押して、イベント内容を書き込むフォームに遷移。
見た目はこのような感じ。
必要な用途に絞られているので、使いやすい。
その代わり自由度もないので、もっともっと拡張させたい場合は別のアプリを使いましょう。
設定できるのは以下の通り
- タイトル
- 日付（○日～○日といった設定も可）
- 場所
- リンク（ここから詳細ページに飛ばすことも可）
- カテゴリ（以下の選択肢のみ）
- 詳細
- イベント参加者
投稿するとこんな感じ。
「イベント日」や「タイトル」が表示され、クリックすると詳細ページに遷移します。
見せ方は設定で少しだけ変えることができます。
今週のイベントだけにするとか、範囲設定した日付のイベントだけ表示するとかも可能。
AutomateでTeamsに通知する
イベント投稿だけでは誰にも通知されません。
能動的に該当ページを開いてくれないと、誰にも気づかれないことになります。
なので、Automateで通知するフローを作りましょう。
作成フロー
超シンプルなフローです。
必要なのはたったの２つ。
- トリガー：項目が作成されたとき
- アクション：チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する
項目が作成されたとき
サイトのアドレスは、イベントを作成したサイトを選択してください。
そして重要なのは次の「リスト名」です。
イベントは各種サイトに１つのみ。
そのため、リストのように選択するのではなく、カスタム値で「イベント」と手入力しましょう。
これだけで大丈夫です。
というか選択肢に出てこないし、イベントページのIDっぽいものを入れても動作しません。
少し不安になるかもしれませんが「イベント」と手投入しましょう。
チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する
ここは好きに作成しましょう。
投稿者はいつもBOTにしている私ですが、今回は「ユーザー」にしました。
一番下のsubject（タイトル）を設定できるからです。
直接ソースを編集できるようにして、リンク挿入をひと工夫すれば、見た目も使い勝手も良くなります。
内容に合わせて改変してください。
<p>新しいタスクが追加されました<br>
「説明」<br>
<a href="アイテムへのリンク" target="_blank">イベントへリンク</a>
</p>今回のフローはこれだけで終了です。
このフローを基に、他のアクションに繋げるのも良いですね。
結果
フローを作成したあとイベントを投稿。
すると、このような投稿がされました。
成功です。 (*^-^*)
自分の環境が不安定なのか、イベント投稿からTeams投稿まで、約５分ぐらいのタイムラグがありました。
最初はフローが悪いのかと色々と弄りましたが改善せず、５分ぐらい後で実は成功していたことに気付きました。
専用のトリガーではないっぽいので、もしかしたらそのせいですかね？
実装環境で動作確認するときは５分～１０分ほど間を空けてみましょう。
ひとまずは使えるので、これで様子見です。
